近年「タイムマネジメント」という言葉をよく耳にしませんか？
タイムマネジメントは仕事をするうえで意識すべき能力として、近年徐々に浸透しつつある言葉です。
今回はタイムマネジメントについて、以下のような内容を解説します。
- 「タイムマネジメント」という言葉はどういう意味を持っているのか
- タイムマネジメント力を上げるには、なにをすべきなのか
- タイムマネジメント力を上げる際のポイント
タイムマネジメント力を上げることで、プライベートも仕事も充実させることができます。
当記事を参考にし、日々の生活のなかでタイムマネジメントをぜひ意識してみてください。
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは「時間をコントロールし、効率や生産性を上げること」です。
具体的には、以下のような目標を果たすためにタイムマネジメントを行います。
- 1時間で100の成果を出せるところを200出す
- 30分で100の成果を出す
近年ではITの発展により、一人ひとりが抱える仕事が複雑化してきています。
また、働き方改革の一環として、長時間労働に厳しい目を向けられる時代的背景も関係しています。
タイムマネジメントとスケジュール管理の違い
双方の違いは、以下のとおりです。
タイムマネジメント：期限内で業務を完了させるために効率や生産性を上げる工夫を凝らすこと
スケジュール管理：ほかの予定と被らないようにスケジュールを調整すること
したがって、タイムマネジメントの方がはるかにスキルが求められます。
スケジュール管理と同じ感覚でタイムマネジメントを行うと、失敗してしまうでしょう。
タイムマネジメント力を上げるには、まずスケジュール管理を行えることが前提となります。
その後、効率や生産性を上げることに意識を向けなければいけません。
タイムマネジメント力を上げる方法
タイムマネジメント力を上げるための方法を解説します。
以下の方法を実行し、タイムマネジメント力を上げていきましょう。
タスクを細分化する
タイムマネジメント力を上げるために、まずはタスクを細分化しましょう。
タスクを細分化することで本日中に完了させるべき業務量を可視化でき、無駄な動きを省けます。
実際に細分化するときは、タスクをリストアップするかたちで整理するのがおすすめです。
たとえば、以下のようにリストを作成しましょう。
- 原価計算
- 利益を上乗せした価格設定
- 上司への相談
- 先方への送付（例：メール、FAX、手渡しなど）
洗い出した各タスクにどれほどの時間を要するのかも合わせて予測しておくと、より効率的に仕事ができます。
またタスクをリストアップすることで、タスクを見落とすこともなくなります。
優先順位を付ける
各業務は、重要度や緊急度が異なるはずです。
そのため、重要度や緊急度の高い仕事から取り組めるように優先順位を付けましょう。
優先順位を決めにくい場合は、ポジショニングマップを用いるのがおすすめです。
以下のようにタスクをマップに反映させ、優先順位を決めましょう。
「A→B→C→D」の順で取り組むのが自然ですが、場合によってはBとCは入れ替わる場合もあるかもしれません。
状況に応じて優先順位は変動するため、臨機応変に対応できるようにしましょう。
タスクを振り分ける
取り組むべきタスク・優先順位が決まったあとは、使える日数・時間内にタスクを振り分けます。
あらかじめ使える時間を限定しておくことで、時間を有効活用できます。
タスクを振り分ける際は、各タスクの所要時間も想定したうえでスケジューリングすることが重要です。
「30分で完了させる」「〇時を過ぎたら次のタスクに取り組む」など、数値化した目標を決めておくとより効率的に動けます。
定期的に見直しと改善をする
タイムマネジメント力を上げるためには、定期的に見直しや改善が必要です。
「効率的に動けていない部分はないか」「余裕を持ったスケジュールを組めているか」など、まずは問題点を抽出しましょう。
最初からタイムマネジメントが上手くできる人はいません。
PDCAサイクルを繰り返すことで、タイムマネジメント力は向上します。
タイムマネジメント力を上げるポイント
タイムマネジメント力を上げるには、以下のポイントも押さえましょう。
ポイントを押さえたうえで業務に取り組むと、よりタイムマネジメント力が向上します。
余裕のあるスケジュールを組む
スケジュールは、あまり詰め込み過ぎないようにしましょう。
詰め込み過ぎると、トラブルやイレギュラーが発生した際に対処できなくなります。
想定外なことがあった際でもあとから軌道修正できるように、余裕のあるスケジュールを組みましょう。
終了時間も決めておく
全体の終了時間・各タスクの終了時間まで、あらかじめ決めておきましょう。
タスクが終了時間に終わらなかったとしても、次のタスクへ切り替えることが重要です。
予定時間にタスクが終わらなかったということは、スケジュールに問題があったということです。
言い換えると「改善の余地がある」という証拠でもあるため、その際はタイムマネジメント力を上げるチャンスでもあります。
人に任せることも視野に入れる
どうしても業務が終わらない場合は、人に任せることもひとつの方法です。
会社という組織は、助け合える社員の存在が大きな強みです。
すべての業務を一人で抱える必要はありません。
業務量が膨大で終わらない場合は、ためらわずに人へ頼りましょう。
まとめ
今回は、タイムマネジメントの概要や能力を上げる方法などについて解説しました。
タイムマネジメントとは「時間をコントロールし、効率や生産性を上げること」です。
働き方改革が叫ばれる近年では、タイムマネジメント力がより重要な能力として挙げられるようになりました。
タイムマネジメント力は、タスクの細分化や優先順位を付けるなどで能力を向上できます。
仕事をする際はタイムマネジメントを意識しながら、PDCAサイクルを通じて向上させていきましょう。
